- Alle arkivverdige dokumenter, brev, e-post, fax, skal skannes, eller tilknyttes journalposten ved "arkiv-plugin", også vedlegg skal scannes tilknyttes ved andre arkivmetoder.
- Hvis vedlegget er uforholdsvismessig stort, tilknyttes det ved at man laster ned dokumentet på maskinen og knytter det til ved en link.
- Vedlegg skannes sammen med hoveddokumentet. Vurder evt. om vedlegg skal skannes separat i enkelte tilfeller.
- Større dokumenter som for eksempel bøker skal ikke skannes. Skann da kun 1. side.
- Registrering foretas av arkivet, og dokumentet stemples og klargjøres for skanning. Er det en blanding av 1- og 2- sidige dokumenter som skal skannes, skannes dokumentene som 2- sidig. Deretter fjernes evt. blanke ark..
- Når dokumentet er skannet og lagret i ESA8, påføres status J på journalpost.
Saksbehandlere får IKKE tilsendt papirversjonen av dokumentet, men skal finne posten på ESA8. Unntaket er det som blir lagrete utenom emnearkivet, og som har ukurante formater, for eksempel byggesaker, kart o.s.v. Disse fordeles i papirformat til saksbehandler. |
|