Rutiner for innsyn

Arkivforskriften § 9 tredje ledd:

Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta, med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærmare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast.

Dokumenter om innsyn er alle dokumenter knyttet til innsyn, for eksempel henvendelser med krav om innsyn og svar på disse.  

Dokumenter om innsyn er ikke journalføringspliktige, bortsett fra hvis de gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.

Selv om det ikke er journalføringsplikt på alle innsynsbegjæringer, velger vi å arkivere disse i vårt sak- og arkivsystem Elements. Det vil da si at de automatisk også blir journalført. 

• Det opprettes en felles sak for generelle innsynsbegjæringer for hvert år, som arkiveres i arkivdel saksarkiv, med ordningsverdi 041 – Offentlighet i forvaltningen.
• Ved innsynsbegjæringer fra enkeltpersoner om innsyn i egne dokumenter, opprettes det en sak på hver enkelt person, som arkiveres i aktuell arkivdel – Klient / Elev / Barn / Personal – og ordningsverdi blir fødselsnummer (11 siffer)
• Alle innsynsbegjæringer registreres på – leder for Fellestjenesten, som fordeler til riktig saksbehandler.
• Partsinnsyn registreres på saksmappe til aktuell sak det bes om innsyn i, med saksbehandler på mappen som saksbehandler eller mottaker av internt notat..
• Ved muntlige henvendelser om innsyn i dokument, ber vi om at de sender henvendelse på e-post eller e-dialog (ved behov for å gi sensitive opplysninger).
• Ved muntlige henvendelser der de ikke ønsker å sende skriftlig henvendelse, må vi lage et «internt notat med oppfølging», med saksbehandler (leder for fellestjenesten) som mottaker.
• Ved muntlig henvendelse om dokumenter som er offentlig, i aktiv produksjonsbase til Elements, veiledes vedkommende til å hente ut dette selv i e-innsyn.

Legg på kategori IB – Innsynsbehandling på alle inngående innsynsbegjæringer vi mottar, både de i innsynsmappene, partsinnsyn i saksmapper og innsynsbegjæringer i forhold til egne dokument.
Innsynsbegjæringer som kommer direkte inn på innsynsmappen fra publikumsinnsyn får automatisk denne kategorien, men alle andre inngående innsynsbegjæringer må vi huske å legge dette på i journalpost-opplysningene:
 

Leder for fellestjenesten fordeler innsynsbegjæringene til riktig saksbehandler.

Saksbehandlingstid reguleres av offentlighetslovens § 29 og § 32, og vil normalt være ca. 3 arbeidsdager. 
Hvis det ikke er sendt svar innen 5 dager fra mottak av innsynskravet, kan det regnes som et avslag og påklages.

Svar produseres og ekspederes av saksbehandler i Elements.  Svaret må inneholde et oversendelsesbrev vedlagt alle dokumenter som oversendes. 

Avslag på innsyn

Avslag på krav om innsyn skal alltid være skriftlig, og det skal vise til den bestemmelsen i loven som gir grunnlag for å unnta opplysningene. Selv om det er hjemmel for å nekte innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere om du kan få innsyn i dokumentet eller opplysninger i dokumentet. Dette er i tråd med det såkalte prinsippet om meroffentlighet. Taushets­belagte opplysninger er unntatt offentlighet. 

Klage på avslag om innsyn

Hvis kommunale eller fylkeskommunale organer eller offentlig eide rettssubjekter har avslått søknaden din om innsyn, kan du klage til Statsforvalteren. Hvis du er nektet innsyn i Statsforvalterens dokumenter, er det ansvarlig fagdepartement som er klageinstans. En klage etter offentligloven skal sendes til, og først behandles av, det organet som avslo innsyn.