Rutiner for personalarkiv

Rutine for elektronisk personalarkiv i VIB

Hjemmel for behandling av personopplysninger 

I henhold til personopplysningsloven kan VIB opprette personregistre for behandling av personopplysninger. Hjemmel og vilkår for å behandle personopplysninger er iht. § 8: ”Personopplysninger (jfr. § 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for..”

Dersom bestemmelsene i personopplysningsforskriften § 7-16 følges, er behandlingene unntatt konsesjonsplikt og meldeplikt.

Definisjoner 

Arkivdel – en definert del av et arkiv ordnet etter ett og samme prinsipp. I denne retningslinjen er ordningsprinsippet fødselsnummer.

Objekt – fysiske eller logiske enheter som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter. I denne retningslinjen er hver enkelt ansatt et objekt i personalarkivet.

 Sak – ett eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, utløst av en konkret hendelse.

 Personalmappe (en sak pr ansatt) – en sak som omhandler forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og som har betydning for den ansattes lønn, ansiennitet, pensjon eller på annen måte innvirker på arbeidsforholdet. Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer.

Personalmappe

Det opprettes en sak pr. ansatt i VIB, og denne saken opprettes gjerne i forbindelse med at vedkommende takker ja til stilling.

Personalmappen skal ikke unntas offentlighet. Det er dokumentene som skal unntas hvis de inneholder opplysninger som må unntas.

Tilgangsgruppe skal være ”Personalgruppe” for avdelingen personen er ansatt i. Det er egne tilgangsgrupper med rettigheter til å lese/skrive i personalmappen.

Søknad, attester og vitnemål må journalføres og skannes inn på personalmappen.

Primært ordningsprinsipp er fødselsnummer, og beskrivelse på objektet er navnet på den ansatte.  Eventuelt sekundært ordningsprinsipp er K-koder.

Det gjøres oppmerksom på at alle typer ansettelsesforhold arkiveres i personalarkivet. Dette gjøres med begrunnelse i gjenfinning av dokumentasjonen. Dette gjelder også oppdragsavtaler og lignende.

Offentlighetsvurdering

• Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Unntak krever særskilt hjemmel i loven eller forskriften.

• Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsyn. Disse skal unntas offentlighet etter off.l. § 13. Taushetsbelagte opplysninger er opplysninger om noens personlige forhold.

• Interne dokumenter kan unntas fra offentlighet etter off.l. § 14 eller § 15. Dette er dokumenter som forvaltningsorganet har utarbeidet eller innhentet utenfra for sin interne saksforberedelse.

• Flere bestemmelser i off.l. sier at dokumenter kan unntas ut fra sitt innhold, bl.a. dokumenter i sak om ansettelse.

Merk at dokumenter eller opplysninger som kan unntas er dokumenter eller opplysninger som det er adgang til å unnta, men som vi ikke er pliktige til å unnta. Dersom noen ber om innsyn i et dokument som er unntatt etter disse bestemmelsene, plikter vi å vurdere om det likevel skal gis innsyn, jf. off.l. § 11 (meroffentlighet). Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak.

Bevaring / kassasjon

Personalarkivet bevares i sin helhet. 

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til personalmappene. Avdelingsleder har tilgang til dokumentasjon om sine ansatte. HR-avdelingen og arkiv har generell tilgang til sakene.

Innsyn

Krav om innsyn i en personalsak behandles etter reglene for partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, og etter innsyns bestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Ansatt har som hovedregel rett til innsyn i sine egne saker.

Innsynet skal gis sammen med avdelingsleder. Det gis en oversikt over hvilke saker/journalposter som finnes. Den som begjærer innsyn, gir beskjed om hvilke saker man ønsker innsyn i.

Sikkerhet

Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.

Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn om man behandler andre personopplysninger.

Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i loven som:

a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling

c) helseforhold

d) seksuelle forhold

e) medlemskap i fagforeninger

Sikkerhetsrutiner:

-       Personopplysninger og saksdokumenter skal ikke produseres eller lagres på private datamaskiner eller flyttbare medier

-       Alle dokumenter skal registreres og produseres i sak-/ arkiv systemet

-       Opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes ukryptert på e-post

-       Maskiner med tilgang til sak-/ arkivsystemet skal aldri forlates uten at tilgangen låses

-       Ved bruk av hjemmekontor skal de tekniske sikkerhetsløsningene være tilfredsstillende

-       Ved bruk av hjemmekontor må saksbehandler være bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysninger i systemet

Bruk av sak/- arkivsystemene

VIB har et selvstendig ansvar for å foreta risikoanalyse og risikovurdering i forhold til sine behandlinger av personopplysninger. Vurderingen bør ivareta både informasjonssikkerhet og sikkerhet for at dokumentasjonen blir bevart for ettertiden.

Under forutsetning av et akseptabelt risikonivå, anses Noark-4 og Noark-5 godkjente sak-/arkivsystemer som det beste verktøy for journalføring, lagring og bevaring av personaldokumentasjon.

Noark-systemene ivaretar kravene som arkivlovgivningen stiller til elektronisk bevaring av arkivdokumenter. Velger man å bruke fagsystemer utenfor Noark-standarden til registrering og lagring av arkivdokumenter har man pr. i dag ikke mulighet for et fullelektronisk arkiv. Ved bruk av slike løsninger må man ha papirarkiv i tillegg.