Arkivplan for Vaksdal kommune

Arkivplan for Vaksdal kommune

Arkivplanen er under arbeid. Alt innhald er ikkje endeleg utforma.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Vaksdal kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

 Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
 

  •  ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel

     

  •  det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel

     

  •  ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon

     

  •  kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta

     

  •  det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval

     

  •  det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement

     

  •   kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

 

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel

     

  •   det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

 

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Vaksdal kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.
 

Vaksdal kommune 2014

 

Trine Pettersen Grønbech

rådmann